El buen notario: nota de apertura en el primer instrumento público del protocolo.
Ileana Sobrino Rivera[1]
Si bien es cierto que el ejercicio cuidadoso y diligente por parte del abogado notario puede resultar en una práctica muy gratificante y lucrativa, no es menos cierto que las omisiones o descuidos de un notario pueden redundar en serias dificultades y consecuencias éticas y de orden disciplinario para los notarios. Los errores, descuidos e inadvertencias que con frecuencia se producen en el trabajo notarial dan lugar a señalamientos por parte de los inspectores de ODIN y de los Honorables Registradores de la Propiedad. Además, podrían generarse quejas por parte de algún compareciente perjudicado y, en casos extremos, confrontar problemas legales. Con este artículo iniciamos una serie dedicada a los notarios y su personal auxiliar, con miras a evitar o reducir a un mínimo esas fallas.
Antes de entrar en materia de señalamientos específicos, conviene hacer un comentario general acerca de las razones por las cuales se incurre en estos errores. El trabajo notarial exige un grado muy alto de cuidado para observar los requisitos de contenido y de forma de la Ley Notarial y su Reglamento, así como del derecho sustantivo y la jurisprudencia aplicable a un asunto. Cualquier distracción en la redacción, lectura y acto de otorgamiento puede producir errores elementales y sencillos en cuanto a fechas, nombres, iniciales, firmas, rúbricas y otros detalles.
Ocurre que, con alguna frecuencia, se atienden clientes con los cuales hay algún grado de amistad que propicia conversaciones acerca de asuntos ajenos al negocio jurídico en cuestión. Esa distracción lleva a que no se preste la atención debida a la formalidad del momento. De ahí que no se lea o se lea superficialmente el documento, sobre todo si es de cierta extensión, lo que se traduce en la inadvertencia de errores cometidos. La confianza en que todo está bien por estar en manos de un profesional del Derecho, quizá de mucha experiencia, amén de la amistad, produce descuidos de parte y parte.
Por supuesto, la inexperiencia de un abogado que comienza en la profesión o lleva poco tiempo ejerciendo se manifiesta en algunas faltas de fondo y de forma. Igualmente sucede cuando se trata de una secretaria con poca experiencia. En ambos casos debe tenerse en cuenta ese factor y ser más riguroso en el examen de los documentos, a fin de verificar que no haya errores de algún tipo.
Lo dicho no va en desdoro de abogados o secretarias. Bien me consta que la dinámica del trabajo en los bufetes puede ser agobiante, dado el volumen de asuntos, documentos, el cumplimiento con términos y los límites del rendimiento decreciente de los seres humanos. Mas, es precisamente por la plena conciencia de esos factores que procede la cautela con la que es necesario ocuparse de los trámites notariales. El cotejo riguroso y sistemático del texto y de los elementos formales de una comparecencia y otorgamiento de un instrumento público ante notario debe evitar sorpresas desagradables posteriores.
El título de esta primera entrega es también el señalamiento de apertura. La nota de apertura del protocolo debe hacerse en el primer folio del primer documento del primer tomo. Asunto tan básico y sencillo es con alguna frecuencia pasado por alto por notarios y secretarias, dando con ello lugar a que se registre como falta por parte de los inspectores de protocolos de ODIN. Ciertamente, un comienzo fallido como este augura mal sobre el trabajo notarial en un bufete y puede poner en ánimo prevenido a dichos funcionarios, de suyo rigurosos en extremo.
Cuidemos el protocolo desde su comienzo.
[1] Ayudante administrativa con más de 30 años de experiencia en trabajo notarial y jurídico en general. Para comunicarse con la autora, escriba a ileanasobrino@yahoo.com
