El papeleo del himeneo: noticias de su registro
Eddie A. Ríos Benítez [1]
Todo celebrante de bodas es consciente, ¡o debe serlo!, de que hay que satisfacer los requisitos que, conforme a leyes y reglamentos, impone el Registro Demográfico (RD) con relación a la celebración de bodas y con el trámite de los formularios requeridos.
A menudo, antes y después de oficiar la ceremonia nupcial, se ven fallas en el trámite de los documentos oficiales propios de los matrimonios. Igual ocurre cuando se llenan dichos formularios. Así lo han expresado Wanda Llovet, Directora del Registro Demográfico, Ramón Noyola, Asesor de la Directora, y Linda Ramos, Supervisora de la División de Matrimonios, al conversar con quien subscribe con relación a algunas sugerencias generales sobre los trámites en el RD y sobre varias omisiones en las que incurren los celebrantes, particularmente los notarios. Veámoslas.
La primera trata sobre el tamaño de la letra manuscrita de quienes completan el formulario RD-14, DECLARACION JURADA Y CERTIFICADO DE MATRIMONIO (RD14). Invitan a que sea, como mínimo, equivalente al tamaño (font) 12 que encontramos en nuestros ordenadores.
Los nombres de los contrayentes deben expresarse exactamente igual a como surgen de sus respectivos certificados de nacimientos. Igualmente, los nombres de los padres y de las madres de cada contrayente deben coincidir con el indicado en los certificados de nacimiento de cada contrayente. Así, si la madre de un contrayente siempre se ha conocido e identificado con su nombre correcto, Celeste Diaz Estrellas, pero en el certificado de nacimiento de su hijo novio aparece como Puchita D. Estrellas, este último es el que se indicará en el formulario RD14.
Tanto el «Contrayente A» (apartado 1, formulario RD14), como el «Contrayente B» (apartado 16, formulario RD14), deben corresponder a como cada cual quedó identificado por el registrador en el formulario RD-12, LICENCIA PARA CONTRAER MATRIMONIO (RD12).
En los apartados 14 y 30 del formulario RD14, solamente se indica el número de hijos habidos en matrimonios anteriores. Si hay hijos no procreados en matrimonios anteriores, sus nombres y demás datos se indicarán en el formulario RD12, conforme a la Ley 326-2000.
Todo celebrante debe cotejar que el formulario RD12 esté firmado tanto por el médico que expide la certificación médica, como por el registrador del RD que expide la licencia matrimonial.
Si los contrayentes han otorgado capitulaciones matrimoniales, ello se informará en el lugar indicado al dorso del formulario RD14. Sin embargo, no hay que presentar ni mostrar la copia de dichas capitulaciones al RD.
Cuando se requiera indicar el nombre de un municipio, basta con mencionarlo, sin referencias a barrios o sectores. Por ejemplo, si va a informar que un contrayente nació en Hato Rey, lo correcto es contestar San Juan al indicar el municipio.
Si hay que corregir algún error de ortografía o información mal entrada, ello no puede hacerlo el celebrante por su cuenta. Cuando se lleven los formularios al RD para su presentación, usted le indicará los errores a la funcionaria que los reciba y será ésta quien haga las correcciones. El RD tiene la facultad de solicitar un sello de Rentas Internas de $20, si estima que hay que efectuar muchas enmiendas o que la corrección es algo complicada. Ello se trata caso a caso, sobre todo en cuanto a qué es «corrección complicada» y el número de enmiendas que el funcionario aceptará antes de solicitar que se cancele el sello mencionado.
Los funcionarios entrevistados insisten en recordarles a los celebrantes que deben usar tinta permanente azul o negra; no puede usarse bolígrafo al llenar los documentos. A su vez, estos no deben mancharse, doblarse ni graparse. Cabe destacar además que el papel en que se impriman los documentos debe ser de 22 o 24 libras y que los formularios deben verse en toda su extensión, cuidando que se vean los márgenes laterales.
El formulario RD-14 puede llenarse a mano o, ¡de haberla!, a maquinilla. Pero, hay que ser consciente de que no pueden hacerse correcciones en ningún caso. Estas se harán como ya ha quedado dicho. Por ello, les invito a que bajen a sus ordenadores el formulario RD14, para que lo completen en los mismos. Este lo pueden obtener en ministrospr.com y en otras redes. Ahora bien, el RD aceptará esa «versión» electrónica del formulario, siempre y cuando en su epígrafe, debajo del nombre del formulario, aparezca Electrónicamente en rojo. Ello acredita que ese es el formulario RD14 que el propio RD subió a las redes.
El RD exhorta, igualmente, a que toda gestión se inicie y complete, preferiblemente, a través de su página electrónica renovacionesonline.com. Ello incluye el trámite completo de la licencia para contraer matrimonio, la obtención del formulario RD-14 y la presentación final para el registro de la boda. Claro, el Registro de Celebrante[2], el documento en el que se acredita que el celebrante mencionado en el mismo está autorizado a celebrar matrimonios, también se puede solicitar electrónicamente. Esta es la manera más rápida de obtenerlo.
Una novedad este año trata sobre las sentencias de otras jurisdicciones. Cuando un contrayente indique que ha tenido matrimonios anteriores y que estos han quedado disueltos fuera de Puerto Rico, cualquier sentencia sobre el particular debe someterse al procedimiento de convalidación y reconocimiento judicial, el conocido exequátur. El RD no expedirá la licencia para contraer matrimonio, si no se le ha presentado la resolución del tribunal sobre el exequátur. Así, el celebrante debe informarles a los contrayentes las implicaciones de este trámite, sobre todo en lo que pueda incidir en la fecha de la boda. Igualmente, debe orientarlos sobre el proceso para gestionar ese trámite judicial.
En lo que respecta a las sentencias sobre disoluciones de matrimonios dictadas por nuestros tribunales, es imperativo que cada pareja contrayente presente una copia certificada de la misma, al momento de solicitar la licencia de matrimonio.[3]
Los matrimonios se inscriben en los registros locales del Registro Demográfico. Ya no se aceptan inscripciones en las oficinas centrales en la calle Mayagüez en Hato Rey. Igualmente, usted puede presentar los formularios para registro en la oficina local que prefiera. Antes había que hacerlo en la oficina que correspondía al lugar de celebración de la boda.
¡Acepto!, exclaman los animados novios cuando intercambian sus votos. Espero que así se expresen los celebrantes, cuando deciden habilitarse para celebrar matrimonios, en lo que concierne a las normativas del RD. Sobre todo, con ello evitarán probables malos ratos judiciales por los daños que puedan ocasionarles a los contrayentes.
Recomiendo que el celebrante se reúna con la pareja contrayente varios días antes de la ceremonia nupcial para, más que nada, cotejar que los documentos expedidos por el RD están conforme a la ley y las normas del propio RD.
[1] Abogado y notario, juez del Tribunal de Primera Instancia retirado
[2] El mismo incluye un código QR, al que se debe acceder para validar el documento.
[3] El RD cotejará que en el asiento registral del matrimonio anterior haya una nota a los efectos de que ya fue disuelto. De no estar esa anotación, el funcionario que ahora va a expedir la licencia matrimonial puede hacer la entrada o anotación utilizando la copia certificada de la sentencia. Si no existe la anotación y no se puede hacer la entrada porque el RD no tiene copia certificada de la sentencia, no expedirá la licencia matrimonial a los entusiasmados novios porque uno aparece como casado en los asientos del RD.
